Finalmente saiu o post mortem da Python Sudeste 2018. Lembrando que este relatório contém os fatos do meu ponto de vista e que eu tentei ser o mais fiel aos acontecimentos possível. Ele tá longo! Mas muita coisa aconteceu e todo mundo que tenha interesse merece saber ;)

Índice

Definições

Aqui temos o queríamos da Python Sudeste de 2018 em linhas gerais. Estão definidas em duas partes: as iniciais, aquelas que idealizamos em um primeiro momento; e as finais, aquelas que realmente se deram. Durante a leitura deste post mortem, você encontrar uma narrativa de tudo que fizemos, tanto o que deu certo quanto o que deu errado e mais do que isso, o por que eu acho que deu certo ou errado.

Iniciais

  • Evento para 360 pessoas em São Paulo;
  • 4 Keynotes;
  • Dois dias de evento em Abril (três dias caso conseguÍssemos local para receber workshops e tutoriais);
  • Trilha única.

Finais

  • Evento para 250 pessoas em São Paulo;
  • 3 Keynotes;
  • Três dias de evento 30 e 31 de Março e 1 de Abril;
  • 5 Trilhas: 3 de palestras e 2 de tutoriais durante todos os dias.

Antes do Evento

Local

A Python Sudeste de 2018 aconteceu na BandTec Digital School em São Paulo - SP.

Dificuldades

É a escolha do local que define o tom do evento e praticamente toda organização do evento se deu ao decidirmos um local para o mesmo mas, até conseguirmos fechar um local, tivemos algumas dificuldades e vou narrá-las a seguir. A saber, todos os locais prospectados estão disponíveis nesta planilha.

Guarulhos ou São Paulo capital

No começo das movimentações (mais ou menos em outubro) existia a defesa de Guarulhos como uma possibilidade por causa de prospecções iniciais do Bruno Rocha que encontrou um Hotel que atenderia bem as nossas expectativas, porém a maioria do grupo acordou que o evento deveria ocorrer na capital por diversos fatores: um ótimo sistema de transporte metroviário, grande diversidade de opções alimentares, o amplo leque de opções de fácil acesso para happy hours e a maior quantidade de possibilidade de locais para escolher.

A busca inicial e sua falha

A maior parte dos locais que acomodasse as cerca de 400 pessoas que tínhamos em mente cobrava um sinal de 10% (ou mais) do valor do aluguel para confirmar a reserva e nosso valor de caixa era um total de 0 reais. Nenhum possível patrocinador tinha sido confirmado. Nenhum local que não cobrasse aluguel (coworkings e afins) apresentava a capacidade para cerca de 400 pessoas tinha sido identificado para possível acordo. Isso arrefeceu o grupo inicial de voluntários com cerca de 30 pessoas.

Surgimento de um local: Microsoft

Em 15 de Dezembro, por intermédio do Mário Sérgio, a Microsoft entrou em contato com eventos Python que já tinham data aproximada para ocorrer, com interesse de se aproximar da comunidade e estreitar laços nessa nova fase da empresa. Finalmente em 26 de Dezembro chega um e-mail pedindo informações sobre os encontros ou eventos da comunidade em São Paulo. Eu, Jessica me responsabilizei por organizar o primeiro encontro do GruPy-SP no espaço de eventos da Microsoft, enquanto o Renne Rocha tomou conta da frente de viabilizar o possível patrocínio para a Python Sudeste ao enviar a carta de patrocínio do evento. Ao receber a proposta de patrocínio nos foi oferecido o auditório da Microsoft (uma vez que o local ainda não estava fechado) com capacidade para 250 pessoas.

Com essa possibilidade em mãos o time de voluntários voltou a se mover para viabilizar o acontecimento do evento a partir do dia 2 de Janeiro principalmente, pela pressão feita pela Microsoft para que o acontecimento do evento se desse no último final de semana de Março (31 de Março e 1º de Abril). Discutimos internamente e topamos o desafio de adiantar em aproximadamente 1 mês da data que tínhamos idealizado.

No dia 5 de Janeiro, enviei à Microsoft por WhatsApp os dados da APyB para escrita do contrato, uma vez que os meus e-mails anteriores não haviam sido recebidos.

No dia 18 de Janeiro, aconteceu o encontro do GruPy-SP na Microsoft. Esse encontro tinha como objetivo, levar a comunidade para dentro da Microsoft e também apresentar o espaço do evento para a organização. Neste mesmo encontro, apertamos as mãos de definimos a data oficial do evento 31 de Março e 1º de Abril e a Microsoft como patrocinadora do local.

Por volta do dia 15 de Fevereiro, depois de muita insistência de nossa parte por um contrato, em ligação com o Samuel, a Microsoft “deu pra trás”, com a ciência de que dia 30 de Maio era um feriado, a Microsoft ficou em dúvida sobre o sucesso do evento. Enquanto isso nós da organização e outras pessoas da comunidade já haviam comprado passagens então mudar a data não era uma opção viável.

Um novo local

Ainda no dia 15, Samuel e Renne, se movimentaram para ver a possibilidade do evento ocorrer inteiramente na BandTec, local que por intermédio do Danilo Belini estávamos vendo de receber nossos tutoriais e workshops no dia 30 de Março.

Nessa hora foi fundamental a participação do Danilo que conseguiu agilizar junto com o Renne e o Samuel, perante a BandTec e a IdWall o patrocínio do local.

No dia 26 de fevereiro foi assinado o contrato com ambas empresas e o novo local definido.

Nos 10 dias entre a troca efetiva do local passamos a reorganizar o formato do evento que agora seria em trilhas uma vez que a maior sala, passou a ter capacidade máxima de 65 pessoas.

Organização

Do grupo inicial com 30 pessoas presentes no Telegram, nós tínhamos um nível muito variado de níveis de comprometimento. Começou a ficar claro um grupo que estava sempre presente, nas reuniões e/ou nas participações assíncronas.

Divisão de equipes

Ainda em Outubro de 2017 numa reunião via Hangouts definimos as seguintes equipes de trabalho dentre os presentes:

  • Local: Samuka, Beatriz, Bruno, Rafael
  • Mídias: Jessica, João, Vinicius Mesel, Bruno, Erika
  • Patrocínio: Bernardo, Ciro, Carlos, Bruno
  • Orçamentos: Ciro, Paty, Fábio
  • Inscrições/Ingressos: Ciro, Renne
  • CDC: Jessica, Paty
  • Conteúdo, Trilhas, Keynotes, Call4papers: Beatriz, Carlos, Fábio, Vinicius Mesel
  • Brindes, Canecas, Camisetas: Erika, João

Como vou detalhar mais a frente, essas equipes sofreram algumas mudanças.

Comunicação Interna

Inicialmente um grupo foi criado no Telegram onde reunimos as 30 pessoas inciais. A medida que as conversas de busca de local e organização das demais frentes começaram a impedir uma conversa viável no Telegram passamos para o Slack.

Apesar de uma ótima ferramenta, o Slack coincidiu com o esfriamento orgânico da organização com a chegada das festas de final de ano e a falta de um local. O grupo do Telegram por sua vez foi reavivado efetivamente em Janeiro com a soma do aparecimento do local no dia 2 de Janeiro e o envio do pedido conjunto de Grant para PSF no dia 4 de Janeiro.

No fim o Slack foi abandonado do uso diário servindo apenas para formalizar as informações e fazer anúncios e discussões nos devidos canais e todas as demais comunicações passaram a serem feitas pelo Telegram.

Divisão de tarefas

Com a falha de comunicação mais clara, com a troca entre ferramentas de comunicação causando alguns colegas a se perderem no que estava sendo organizado e com o eventual ruído causado por um grupo muito grande onde poucos estavam de fato trabalhando. Surgiu a ideia de adotar uma nova forma de organização: Um núcleo central chamado de core e focado em desenrolar as pendências e um time satélite de voluntários com níveis mais leves de comprometimento. Todas pessoas que formaram a organização do evento concordaram em seguir o que chamamos de Guia de Contribuição da Organização.

O core

Com o levantamento das pessoas que estavam mais ativas no fim de Janeiro/começo de Fevereiro por meio de um formulário, identificamos entre nós mesmos um grupo de aproximadamente 12 pessoas que deveriam ser parte do time core, dessas 8 demonstraram interesse em se comprometer de acordo com o descrito nos deveres do Core no Guia de Contribuição da Organização. Mais tarde esse time de 8 seria incrementado com a participação de mais um.

O voluntariado

O grupo final de voluntários contou com 25 pessoas, das quais 22 estavam entre voluntários iniciais, e 9 dessas parte do Core, enquanto 3 pessoas foram adições tardias e valiosas para o andamento do evento.

Resultado da reorganização

Na prática, após essa divisão o Core se reorganizou para suprir as necessidades daquelas equipes iniciais, que passaram a ser organicamente as seguintes:

  • Local: Samuca, Renne, Danilo
  • Mídias: Jessica, Serrones, Rafael Henrique
  • Patrocínio: Renne, Carlos
  • CdC: Jessica, João
  • Orçamentos: João, Juan
  • Inscrições/Ingressos: Renne, Jessica e Samuca
  • Conteúdo, Trilhas, Keynotes, Call4papers: Rafael Henrique e Danilo
  • Brindes, Canecas, Camisetas: João, Juan e Carlos

Palestras e tutoriais

Chamada para palestras

No dia 24 de Janeiro abrimos a chamada para palestrantes que deveriam submeter suas palestras de forma anônima pela plataforma Speakerfight, onde tivemos 50 palestras submetidas.

Chamada para tutoriais

Eventualmente, abrimos também a chamada para tutoriais na mesma plataforma e tivemos 9 submissões.

Keynotes

Para a escolha de keynotes, todo o grupo reuniu uma lista de 24 pessoas que gostaríamos de convidar. Essa lista foi reduzida para 12 mediante votação em uma das nossas reuniões de onde saiu o primeiro nome e os demais convidados para keynotes foram escolhidos dentre esses por votação assíncrona via google forms.

Resultado final:

  • Paula Grangeiro
  • Cássio Botaro
  • Bernardo Fontes

Divulgação e artes

Basicamente a divulgação dos acontecimentos do evento foram feitas nas redes sociais Facebook, Twitter e Instagram com a ajuda da plataforma de postagem automática Hootsuite que na sua conta gratuita permite o agendamento de 30 postagens ao mesmo tempo.

Todas as artes foram feitas também numa plataforma gratuita chamada Canva. Para facilitar o trabalho nessa frente foi criada uma agenda de postagens e um grupo apelidado de “XOXO media” no telegram.

Ingressos

Os ingressos foram vendidos pela plataforma EventBrite e foram organizados da seguinte forma:

  • Lote 1 (promocional) Ada Lovelace: 58 ingressos à R$ 45,00
  • Lote 2 Grace Hopper: 85 ingressos à R$ 60,00
  • Lote 3 (último) Dorothy Vaughan: 13 ingressos à R$ 75,00

Ainda tínhamos mais dois lotes escondidos:

  • Lote Patrocinadores: 23 ingressos cortesia com acesso mediante código
  • Lote Organizadores: 31 ingressos à R$ 60,00

O primeiro anúncio das vendas dos ingressos se deu pela manhã do dia 2 de Março nas redes sociais do evento. O primeiro lote acabou tão rápido que arte deste lote nem conseguiu ir ao ar e já na hora do almoço fui anunciada o início das vendas do lote Grace Hopper. O último lote só foi anunciado seu início no dia 5 de março.

Ainda tivemos o seguinte problema: muito daqueles que enviaram propostas de palestras e tiveram suas palestras aprovadas, não conseguiram comprar seus ingressos, e assim completamos o que faltou com um outro lote escondido para os palestrantes.

Com o contrato do evento a taxa de serviço da plataforma ficou em 8% (a taxa não foi repassada aos participantes) e as vendas de ingresso somaram o valor de R$ 11.523,00.

Patrocínios

Patrocínio é uma etapa muito importante antes do evento, é por meio deles que vamos definir que tarefas vamos vamos fazer com certeza e quais das vontades teremos que deixar de lado.

Tivemos seis cotas de patrocínio:

  • Diamante
  • Platina
  • Ouro
  • Prata
  • Bronze
  • Believer

Cada cota está descrita na nossa carta de patrocínio e mais do que isso ainda disponibilizamos contatos de três pessoas da organização além do e-mail do evento.

Nem todos os patrocinadores apoiaram o evento com valores monetários, a IdWall em conjunto com a BandTec se responsabilizaram pelo valor referente ao aluguel do local por exemplo, assim essa verba nunca entrou no nosso fluxo de caixa.

Caso Microsoft

Sobre o Termo de condições, que é exigido na primeira etapa de cadastro do sistema de pagamentos da Microsoft, nos deparamos com a cláusula 20.a e 20.b que faz referência a seguros:

20. Seguro. a. O Fornecedor manterá as seguintes apólices de seguro e limites mínimos (ou limites equivalentes na moeda local aplicável): (i) limites de responsabilidade civil de US$ 1.000.000 (um milhão de dólares) por ocorrência para danos pessoais e/ou à propriedade (incluindo Seguro de Veículo), (ii) Responsabilidade do Empregador, com limites mínimos de US$ 500.000 por ocorrência e (iii) limites legais para qualquer requerimento judicial ou extrajudicial nos termos de qualquer Lei Americana sobre Doenças Ocupacionais ou Remuneração do Trabalhador aplicável ou outras leis ou regulamentos semelhantes que sejam aplicáveis a atos do Fornecedor e/ou de seus representantes, funcionários ou subcontratados segundo esta Ordem de Compra.

b. Se a cláusula sobre Mercadorias e Serviços desta Ordem de Compra der origem a responsabilidade Profissional/responsabilidade por erros e omissões, o Fornecedor, por sua conta, manterá uma cobertura de seguro para essa responsabilidade, com limites de, no mínimo, US$ 2.000.000 para cada requerimento judicial ou extrajudicial, ou os limites equivalentes na moeda local aplicável. O seguro incluirá cobertura por violação de direitos de propriedade de terceiros (por exemplo, direito autoral e marca comercial) se essa cobertura estiver disponível de forma comercialmente razoável. O Fornecedor manterá a cobertura da apólice ativa ou um período de relatório estendido, fornecendo uma cobertura para os requerimentos judiciais ou extrajudiciais apresentados e relatados à empresa de seguro em até 12 (doze) meses após o término ou a rescisão desta Ordem de Compra.

Essas cláusulas impossibilitaram que a organização do evento se sentisse confortável para assinar o contrato de patrocínio encerrando assim as conversas com a Microsoft.

Caso SciELO

Apesar do interesse em patrocinar o evento não foi possível finalizar esse patrocínio de forma bem sucedida, a SciELO precisava que o descritivo na nota emitida fosse “Patrocínio do Programa SciELO ao evento Python Sudeste, realizado na cidade de sp entre os dias 30 de março de 2018 e 01 de abril de 2018” no lugar de treinamento conforme estava. Como o sistema de emissão da NF-e não permite a edição do campo do descritivo (que já vem com opções pré-definidas) tivemos que cancelar esse patrocínio.

Caso Olist e iClinic

Ambas empresas já tinham fechado orçamento de patrocínio no fim do ano anterior. Para o evento acontecer em março/abril e essas empresas conseguirem incluir o evento no orçamento, seria legal já ter as cartas enviadas por volta de outubro/novembro.

Caso Cota Believer

Nossa ideia com essa cota era abarcar tanto empresas menores (com um caixa mais restrito) quanto pessoas físicas que quisessem ajudar o evento pagando mais que apenas seu ingresso. Ficou claro que se misturar PF e PJ não foi uma decisão sábia. Por exemplo, o pessoal da empresa Hub9 tinha caixa para essa cota, mas ficou com medo de que ela fosse algo apenas para freelancers.

Código de Conduta

A equipe do CdC teve dois momentos principais:

Pré-evento para a tradução do CdC para inglês; Durante o evento para disponibilidade de atuação em casos de ferimento do Código.

Na abertura do evento o código de conduta de foi lido em sua integridade e o time de resposta apresentado:

  • Jessica Temporal
  • Paty Morimoto
  • João Lugão

Durante o evento o time de resposta esteve disponível o tempo todo tanto para atuar como coringas no caso da falta de alguém da organização, quanto para atender possíveis casos de quebra do CdC. Essa foi a primeira Python Sudeste com uma equipe de resposta. Não houve casos de atuação da equipe.

Durante o evento

Grupos de trabalho

Nossa equipe de voluntários foi dividida para termos sempre alguém nas salas para dar suporte a palestrantes e ministradores de tutoriais e além disso, permitir um revezamento de pessoas para que todos pudessem descansar e/ou visitar outras palestras durante o evento. Sendo assim cada sala e/ou trabalho que a equipe estava responsável ficou conhecida como Missão. Como descrito na tabela a seguir:

Nome Missão
Bruna Balthazar ADA
Ciro ADA
Eduardo Mendes ADA
Jessica Temporal CDC
João Lugão CDC
Patricia CDC
Juan Funez Coringa
Samuka Coringa
Beatriz Credenciamento
Danilo Bellini Credenciamento
Renne Rocha Credenciamento
Gutem Credenciamento
Erika Campos DOROTHY
Fábio Serrão DOROTHY
Yros Aguiar DOROTHY
Alini GRACE
Bruno Rocha GRACE
Andre Pastore GRACE
Carlos GRACE
Marcio Mendonça Tutoriais - KATHERINE
Rafael Henrique Tutoriais - KATHERINE
Guto Maia Tutoriais - MARY
Juliano Atanazio Tutoriais - MARY

E mais detalhadamente essas eram as descrições das missões repassadas ao corpo de voluntários:

ADA, DOROTHY e GRACE: são as salas/trilhas de palestra, cada grupo de três pessoas deve se organizar para revezar para banheiros, assistir outras palestras, apresentar os palestrantes, encerrar as palestras e abrir para perguntas;

CDC: São as pessoas que vão cuidar das quebras de conduta e afins, devem estar livre para perambular pelas salas;

Coringas: Vão ser responsáveis por resolver as tretas se fazer os corres de última hora, além de ajudar a distribuir os lanches nos coffees;

Credenciamento: Devemos ter credenciamento todos os dias a partir das 8 am, e ajudar durante a distribuição dos lanches nos coffees;

Tutoriais: Como os tutoriais muitas vezes fluem sozinhos, é só garantir que os tutores estão bem assistidos com as tecnologias (tomadas, adaptadores e afins) e se revezar.

Controle Financeiro

Depois da entrada do primeiro patrocínio, sentimos a necessidade de usar algo mais prático para fazer o controle financeiro, então assinamos uma conta no Mobills que se mostrou muito vantajoso. Foi a partir dessa conta que exportamos to nosso fluxo de caixa. Uma versão mais amigável do fluxo está disponível neste link.

Mas em linhas gerais:

  • O evento se moveu principalmente com o pagamento de fornecedores do bolso dos organizadores, o que não é saudável para nenhum evento;
  • O primeiro influxo de caixa veio da Python Software Foundation, no valor exato de R$ 10899,46;
  • A última receita foi proveniente do Patrocinador Diamante Dielbold Nixdorf no valor de R$ 13.000,00;
  • O evento terminou com um saldo positivo de mais de 12 mil reais;
  • Deste saldo, a seguinte divisão será feita:
    • 40% para PySE2018 no ES;
    • 30% para PyLadiesConf;
    • 30% para FlaskConf.

O saldo positivo foi retirado da conta da APyB e está em minha posse e eu ficarei responsável de fazer os repasses para as organizações dos eventos acima.

Após o evento

Doações

Parte da compra de kits e lanches sobraram e foram doadas para a Instituição Casa das Mães por intermédio do Samuca. Você que tá lendo pode ver os vídeos desse dia aqui.

Certificados

Os certificados foram emitidos e um validador foi construído e está disponibilizado no site deste ano graças ao Danilo Belini (PR #83).

Fotos

Nós pedimos ao querido Julio Melanda para fazer os cliques do evento e todas as fotos estão disponíveis aqui nesse link.

Fechamento do caixa

Foi feito por mim e o pessoal da APyB nesta semana com o objetivo de fazer o repasse da verba para os eventos Flask Conf BR, Python Sudeste 2018 e PyLadies Conf BR.

Escrita do post mortem

Comecei a escrever esse post mortem logo no fim do evento. Porém como a vida tem dessas ele foi deixado de lado por algum tempo até que agora consegui finalmente terminá-lo. Ele contém basicamente uma narrativa dos fatos de acordo com a minha memória e vivência dos mesmos.

Conclusões

A conclusão final do evento é a de que: Pessoas > Tecnologia.

Python Sudeste só aconteceu pois todos envolvidos estavam dispostos a doar seu tempo, paciência e vontade para o evento. A estrada até a conclusão foi cheia de obstáculos mas foi vencida em equipe. Então a dica para quem lê são as seguintes:

O mais importante feito é fechar um local para o evento e enquanto não houver um combinado por escrito assinado por ambas partes, o local não está garantido. Ainda assim, com contrato fechado pode acontecer de o local dar errado, mas é mais difícil.

É de suma importância ler com calma os contratos e questionar os pontos de dúvida, as letras miúdas podem trazer prejuízo aqueles organizando os eventos.

É importante ter uma rede de apoio: o time menor para execução é mais bem sucedido pois é mais fácil controlar quem faz o que e o andamento das coisas, no entanto um evento no porte da Python Sudeste e semelhantes deve contar com pessoas que vão participar em pontos chaves como voluntários, seja no dia do evento ajudando a montar o local ou fazendo a ponte entre mais um patrocinador e a organização.

Durante os meses de organização é comum as pessoas envolvidas terem suas prioridades alteradas, mas com transparência tudo pode desenrolar bem.

Gostaria de deixar um agradecimento especial aqui aos nossos patrocinadores, que acreditaram na gente para fazer o evento acontecer. Aos nossos colegas da APyB pelo apoio com burocracias. A todos palestrantes que aceitaram compartilhar conhecimento. A todos participantes que toparam se divertir e aprender. E principalmente a todos os voluntários que dormiram pouco todos os dias de evento e se desdobraram para fazer acontecer com um sorriso no rosto.

E no fim, mesmo com muita coisa errada no começo, provamos que tudo pode dar muito certo.

Abraços,

Jessica Temporal